ENTREGA LIBRO DE PROTOCOLO

Estimados colegas , al final del presente mes me toca devolver a la honorable Corte mi primer libro, si alguien dispone del tiempo y el deseo de ayudar, estoy seguro que esto le servirá a muchos otros, si puede detallar como se prepara el libro y con que requisitos para su devolución, los anexos van en libro empastado??

Cordialmente

Estimado colega, primero tiene que poner un indice con el detalle de todos los instrumentos, que clase es, nombres de los otorgantes, folios, incluyendo los suspendidos, luego van en orden las hojas, al final del ultimo instrumento se pone la razón de cierre en la cual se mencionan las hojas utilizadas. después va el legajo de anexos se hace una caratula y de alli se lleva el orden de los instrumentos; este es solo un libro; después se hace el libro de los testimonios y otro libro para archivo personal

Es importanate que tome en consideración que no de todos los intrumentos que asiente en su libro de protocolo va a agregar anexos, ello va a depender del tipo de instrumento, y tiene que tenerlo claro en los casos que si se agrega anexos y en los casos que no se hace. Tomar en consideración que tiene que entregar los libros empastados. en los anexos debe de constar a que instrumento corresponde cada uno. Seria bueno que algun amigo/a que ya haya presentado libros anteriormente le de un vistazo al suyo antes de que empaste para evitar observaciones.

Acá te va un aporte hecho hace un par de meses por una eminencia en derecho, la Licda. NVRamírez; solo me queda agregarte que las copias que van a la Sección del Notariado deben llevar el pasó dirigido a la Sección del Notariado y todas debidanente firmadas y selladas.

Ok.. Ahí va como lo hago yo.

1.- Verifico que todas las escrituras sean en numeración correlativa.

2.- Verifico que todos los documentos tengan las firmas completas.

3.- Verifico que todos los documentos suspendidos tengan su razón de suspensión y estén debidamente firmados.

4.- Reviso el Indice del protocolo, el cual llevo desde el inicio y solo voy incorporando las escrituras. NUNCA he elaborado el índice al final. Al final lo firmo y lo sello en la parte superior izquierda de la primera página, y en la parte final de la segunda página.

5. Termino de sacar los testimonios de las escrituras, para ser entregados a la sección de notariado. Porque recomiendo que esto se haga escritura por escritura; y no al final.

6.- Saco una copia integra de mi protocolo.

7.- Reviso todos los anexos del protocolo y los identifico con la razoncita que todos conocemos: "Este documentos corresponde a la escritura número xxx, de mi libro de protocolo xxx" firma y sello.

8.- Coloco las sacas a cada una de las escrituras.

9.- Envió el protocolo, el libro copia y los testimonios que se entregan a la Sección de Notariado a empastar.

10.- Con los empastados de el protocolo y los testimonios que se entregan a la sección de notariado me presento en la CSJ y los entrego.

11.- Cuando se entregan solo preguntas solo los anexos y sobre el impuesto de transferencia.

12.- Salgo de la sección de notariado, pidiéndole a Dios, que todo este bien. Y eso lo he hecho màs de veinte veces....

Los problemas más comunes de los Notarios:
1.- firmas incompletas de comparecientes: otorgantes y testigos.
2.- Falta de razón de suspensión de las escrituras.
3.- Falta de firma del Notario en la razón de suspensión de las escrituras.
4.- Falta de identificación de los documentos que forman parte de los anexos.
5.- Falta de firma y sello del Notario en los documentos que forman parte de los anexos.
6.- Falta de razón de saca en las escrituras del protocolo.
7.- Utilización del "chelito" para enmendar escrituras.
8.- Falta de documentos en los expedientes matrimoniales, generalmente cuando se casa un viudo o divorciado SIEMPRE es mejor anexar la partida de divorcio o de defunción.
9.- Falta de firma y sello en el índice.

Ahora están aquellos errores que no tienen fundamento legal; pero dependen del estado de ánimo de quien recibe el protocolo:
1.- Mucho espacio para hacer las firmas.
2.- Poco espacio para hacer las firmas.
3.- Mucho espacio entre el final de la escritura y la primera firma.
4.- Firmar el protocolo con un color diferente al azul; porque dicen que con el negro se puede confundir una firma con "copia" de la firma. Y si se firma con otro color no se ve bien.
5.- Hacer enmendados con bolígrafo.
6.- Tener sucias las páginas o el indice.
7.- Tener escrituras BIS
8.- No tener el legajo de anexos en el orden correlativo de acuerdo al orden por escritura.
9.- No identificar desde donde empiezan los anexos.
10.- Al empastar, su empastador corto los bordes de las páginas del protocolo y lo dejo un milímetro más pequeño. (personalmente le solicito a mi empastador que no corte los bordes, porque podrían borrar incluso parte de un documento)
11.- No doblar las páginas tamaño oficio de forma ordenada.
12.- Llevar un empastado diferente al negro; porque otro color no se ve bien.


Y solo de eso me acuerdo

Gracias a los colegas: Don Litigante, Bambi y al Licdo. Marvin O. Ramirez por reponder a mi pregunta.En agradecimiento les dejo a todos la siguiente cita bíblica:“El que quiera ser el más grande entre vosotros, que sea vuestro servidor” Mateo 20,26