Nuevamente hago acotacón de este aporte porque me parece muy detallado.
Acá te va un aporte hecho hace un par de meses por una eminencia en derecho, la Licda. NVRamírez; solo me queda agregarte que las copias que van a la Sección del Notariado deben llevar el pasó dirigido a la Sección del Notariado y todas debidanente firmadas y selladas.
Ok.. Ahí va como lo hago yo.
1.- Verifico que todas las escrituras sean en numeración correlativa.
2.- Verifico que todos los documentos tengan las firmas completas.
3.- Verifico que todos los documentos suspendidos tengan su razón de suspensión y estén debidamente firmados.
4.- Reviso el Indice del protocolo, el cual llevo desde el inicio y solo voy incorporando las escrituras. NUNCA he elaborado el índice al final. Al final lo firmo y lo sello en la parte superior izquierda de la primera página, y en la parte final de la segunda página.
5. Termino de sacar los testimonios de las escrituras, para ser entregados a la sección de notariado. Porque recomiendo que esto se haga escritura por escritura; y no al final.
6.- Saco una copia integra de mi protocolo.
7.- Reviso todos los anexos del protocolo y los identifico con la razoncita que todos conocemos: "Este documentos corresponde a la escritura número xxx, de mi libro de protocolo xxx" firma y sello.
8.- Coloco las sacas a cada una de las escrituras.
9.- Envió el protocolo, el libro copia y los testimonios que se entregan a la Sección de Notariado a empastar.
10.- Con los empastados de el protocolo y los testimonios que se entregan a la sección de notariado me presento en la CSJ y los entrego.
11.- Cuando se entregan solo preguntas solo los anexos y sobre el impuesto de transferencia.
12.- Salgo de la sección de notariado, pidiéndole a Dios, que todo este bien. Y eso lo he hecho màs de veinte veces....
Los problemas más comunes de los Notarios:
1.- firmas incompletas de comparecientes: otorgantes y testigos.
2.- Falta de razón de suspensión de las escrituras.
3.- Falta de firma del Notario en la razón de suspensión de las escrituras.
4.- Falta de identificación de los documentos que forman parte de los anexos.
5.- Falta de firma y sello del Notario en los documentos que forman parte de los anexos.
6.- Falta de razón de saca en las escrituras del protocolo.
7.- Utilización del "chelito" para enmendar escrituras.
8.- Falta de documentos en los expedientes matrimoniales, generalmente cuando se casa un viudo o divorciado SIEMPRE es mejor anexar la partida de divorcio o de defunción.
9.- Falta de firma y sello en el índice.
Ahora están aquellos errores que no tienen fundamento legal; pero dependen del estado de ánimo de quien recibe el protocolo:
1.- Mucho espacio para hacer las firmas.
2.- Poco espacio para hacer las firmas.
3.- Mucho espacio entre el final de la escritura y la primera firma.
4.- Firmar el protocolo con un color diferente al azul; porque dicen que con el negro se puede confundir una firma con "copia" de la firma. Y si se firma con otro color no se ve bien.
5.- Hacer enmendados con bolígrafo.
6.- Tener sucias las páginas o el indice.
7.- Tener escrituras BIS
8.- No tener el legajo de anexos en el orden correlativo de acuerdo al orden por escritura.
9.- No identificar desde donde empiezan los anexos.
10.- Al empastar, su empastador corto los bordes de las páginas del protocolo y lo dejo un milímetro más pequeño. (personalmente le solicito a mi empastador que no corte los bordes, porque podrían borrar incluso parte de un documento)
11.- No doblar las páginas tamaño oficio de forma ordenada.
12.- Llevar un empastado diferente al negro; porque otro color no se ve bien.
Y solo de eso me acuerdo